מערכת לניהול מלאי

כל עסק מודרני חייב לעבוד ביעילות מרבית ומשמעות  הדבר, בין  היתר, שימוש במערכות ניהול מודרניות. מערכת לניהול מלאי היא אחת מהמערכות  הללו ותפקידה העיקרי הוא לעקוב אחר המלאי המצוי בעסק. המערכת מסוגלת לבצע שורה של משימות וביניהם: ניהול מלאי כללי כולל העברות בין מחסנים, מעקב אחר סחורה שנמצאת אצל לקוחות בשיטת קונסיגנציה (שיטת מכירה שמשמעותה קבלת תשלום מהלקוח רק לאחר מכירת המוצר על ידו) ותנועות מלאי אחרות. בנוסף, היא יכולה לתמוך במחלקת הרכש, לבצע הערכות וספירות מלאי, לנהל מחירונים, לקטלג, לחשב תיקי ייבוא, לעבד תשלומים, להחזיר זיכויים וכדומה. פעילות שגרתית  זאת מבוצעת בכל עסק ומקלה על  ההנהלה.

הזנת נתונים

כדי לנצל בצורה מושלמת מערכת לניהול מלאי יש צורך להזין אותה כל העת  במסמכים חשובים. מדובר על מסמכי הכנסת והוצאת פריטים. בעת  ההכנסה המערכת רושמת את  המספר הסידורי של  המוצר. מערכות מתקדמות מסוגלות להמיר את  המספר לברקוד ולאפשר המשך מעקב באמצעות סורקי ברקוד. מערכות אלו ואחרות גם יודעות לקטלג תת דגמים (ואריאנטים) של מוצרים וכאלו הנבדלים ביניהם בפרמטרים דוגמת: צבע, רמת גימור, גודל, שנת ייצור, ועוד.

רישום ותיעוד

מסמכים אחרים בהם תומכת המערכת הם תעודות משלוח שמוצאות בעת שחרור המוצר מהמחסן. תעודות משלוח ניתנות לתיקון ולשינוי בקלות רבה. תעודות העברה בין מחסנים, תעודות ספירת מלאי, רישום נכס, תעודת החזרה, חשבונית זיכוי, תעודות משגור ועוד. מערכת לניהול מלאי מתחברת למערכות אחרות שקיימות בעסק כמו: מערכות להנהלת חשבונות, מערכות לחיוב לקוחות, גבייה וכדומה. ניתן לקבל באמצעותן דו"חות במהירות ובלחיצת כפתור בכל רגע נתון.

צמצום הוצאות

אחזקת מלאי כרוכה בהוצאות רבות. מוצר שיוצר או שנרכש יש למכור במהירות כדי להרוויח עליו. מוצר ששוכב על מדף עלול להתיישן או להתקלקל ולאבד מערכו. עלות אחזקת מחסנים גדולים  גבוהה בשל הוצאות אחזקה. מעבר לכסף ששולם על רכישת פריט או ייצורו יש צורך לחשב את  הריבית וגם את מיסים הנדרשים לתשלום עליו. יש להוסיף לזה, כמובן, את  הצורך באספקה סדירה ללקוחות. מחסור יוביל לתקלות ועודף להוצאות מיותרות. כל זה יימנע בעזרת מערכת לניהול מלאי מודרנית.